Työntekijöiden paikantaminen voi houkuttaa työnantajaa. On kuitenkin monta seikkaa, jotka pitää huomioida ennen paikantamisen käyttöönottoa.
1 Mitkä ovat paikantamisen edellytykset?
Työntekijöiden paikantamisessa tulee huomioida erityisesti EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) sekä laki yksityisyyden suojasta työelämässä (työelämän tietosuojalaki).
Työhön liittyvien ajoneuvojen tai työntekijöiden paikantaminen voi olla sallittua, mikäli työnantajalla on tähän asiallinen peruste ja tarve. Perusteena voi olla työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen tai resurssien, kuten ajoneuvojen, kohdentaminen oikeaan paikkaan.
Työnantajan on huolehdittava, että paikannuksen tarve on arvioitu tehtäväkohtaisesti ja työntekijät, joihin se kohdistuu, ovat siitä tietoisia.
Työntekijän paikantaminen voi tapahtua välittömästi esimerkiksi työntekijän matkapuhelimen kautta tai välillisesti esimerkiksi työntekijän käyttämän auton paikannuslaitteen välityksellä. Jos työnantaja paikantaa työssä käytettävän ajoneuvon, sitä pidetään myös työntekijän paikantamisena silloin, kun ajoneuvon perusteella voidaan selvittää sen käyttäjä.
Lue lisää: Juristi vastaa: Mitä kannattaa huomioida työsopimusta tehdessä?
2 Mitä työnantajan pitää tehdä ennalta?
Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tästä vaatimuksesta ei saa poiketa edes työntekijän suostumuksella. Työntekijää ei voida paikantaa salaa. Lisäksi kerättyjä tietoja voi käyttää ainoastaan etukäteen määritellyn käyttötarkoituksen mukaisesti.
Ennen paikannustietojen käyttöä työnantajan on tehtävä tietosuoja-asetuksen mukainen vaikutustenarviointi. Arviointi pitää tehdä aina, kun käsittelystä todennäköisesti seuraa korkea riski sen henkilön oikeuksille ja vapauksille, jonka henkilötietoja käsitellään. Näin on esimerkiksi silloin, kun työntekijän sijaintitietoja käytetään järjestelmälliseen valvontaan.
Työntekijän pitää olla tietoinen paikannuksesta.
Paikantamista voidaan pitää teknisin menetelmin tapahtuvana valvontana. Tällaisen valvonnan tarkoitus, käyttöönotto ja menetelmät tulee käsitellä yhteistoimintalainsäädännön mukaisin menettelyin.
Jos työnantaja ei henkilöstömääränsä perusteella ole velvoitettu noudattamaan yhteistoimintalainsäädäntöä, työnantajan on ennen päätöksentekoa varattava työntekijöille tai heidän edustajilleen tilaisuus tulla kuulluiksi edellä mainituista asioista.
3 Saako paikantamista käyttää työajan seurantaan?
Tietosuojavaltuutetun mukaan paikannustietoja ei lähtökohtaisesti pidä käyttää työoikeudellisten velvoitteiden noudattamisen valvontaan, kuten työajan seurantaan. Paikannusta saa käyttää tähän tarkoitukseen, jos työntekijä tekee työtään kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa eikä työajan valvontaan ole käytettävissä yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvia keinoja.
Jos työnantaja aikoo valvoa ja seurata työaikaa paikantamalla, hänen tulee etukäteen määritellä se paikantamisen käyttötarkoitukseksi.
Jos määrittelyä ei ole tehty ennalta eikä asiaa ole käsitelty yhteistoimintalainsäädännön mukaisesti työpaikalla, paikannustietoja ei saa käyttää palvelussuhteen ehtojen noudattamisen valvontaan.
Työnantajan on huolehdittava, että työntekijä voi kytkeä paikannuksen pois, kun päätelaitetta tai autoa voi käyttää työajan ulkopuolella. Työnantajan työnjohto- ja valvontaoikeus ei ulotu vapaa-aikaan tai esimerkiksi aikaan, jolloin työntekijä on työstään vapautettuna luottamustehtävän hoitamiseksi.
Lisää työelämän tietosuojasta voit lukea Työelämän tietosuojan käsikirjasta.
Laura Kovalainen työskentelee juristina ammattiliitto JHL:n oikeudellisella toimialueella.